21 días usando Toggl
Lo primero que quería aclarar es sobre sus versiones, en principio parecía todo gratuito, es más, cuando ingresas en la app no te sale ninguna opción de pago. Sin embargo, realmente Toggl es una app freemium, es decir, es gratuita, pero con versiones de pago, de acuerdo con tus intereses. Tiene 4 versiones: free, starter, premium y enterprise.
Aunque Toggl ofrece estas versiones según tus necesidades, como que si eres emprendedor, o trabajas como independiente, te sirve tal o cual, para mí, simplemente tiene sentido, si cumples dos condiciones, 1) estás generando ingresos suficientes, con varios trabajos al tiempo, como freelancer, por ejemplo, y 2) si necesitas contabilizar tiempos de trabajo, y comparar con planeaciones, además si necesitas incluir proyectos monetizados.
A decir verdad, las diferencias son muy específicas entre un plan y otro, revisa la comparación aquí. Se enfocan principalmente en los reportes que puedes generar de tu actividad y el manejo de los proyectos. Por ejemplo, la versiones pagas incluyen la estimación de duración de un proyecto, lo cual es un cambio completo, porque te recordará en qué etapa deberías estar y en cual estás realmente. También incluyen una jerarquía llamada Task, que funcionan como sub proyectos.
Jerarquía y estructura
Hablando de jerarquía, teniendo en cuenta que no usé ninguna versión de pago, aunque hay un periodo de prueba, quiero explicarles cómo usé la aplicación. En Toggl existen 4 categorías que están jerarquizadas.
El espacio de trabajo es lo que engloba todo, dentro de él, la categoría más alta es cliente, y cada cliente puede tener muchos proyectos, cada proyecto sólo puede estar enlazado a un cliente. A su vez, las tareas están dentro de cada proyecto. Y finalmente, las entradas de tiempo, es con lo que directamente interactúamos, están dentro de un proyecto. Sin embargo, esta estructura puede cambiar, dependiendo de tu organización, puedes, o no, tener una de estas categorías, entendiendo que la unidad mínima de Toggl es la entrada de tiempo, de ahí en adelante, una abarca a la otra, pero no es necesario que se relacione.
Una falla a esta lógica, es el impedimento a agregar una entrada de tiempo a un cliente, sin un proyecto. Es decir, si tienes un cliente, debes tener obligatoriamente proyectos, hasta ahí todo bien, pero las entradas de tiempo necesariamente deben estar enlazadas a un proyecto, no directamente a un cliente.
Jerarquías en Toggl | Property of Toggl
Primera y segunda semana
Bien, ahora sí. En los primeros días de uso, estuve exclusivamente con la aplicación del celular. A pesar de estar toda la primera semana, se me hizo muy poco eficiente, es más, si llegas a Toggl por su app probablemente te decepcionarás, porque la app sólo funciona como un timer, es decir, simplemente está para que le des a registrar una entrada de tiempo, no más.
Algo que sí destaco en la aplicación de Android es que su widget es útil, pero en los primeros días se me hizo algo lento, al iniciar el timer, desde el widget, podían pasar cerca de 5 segundos entre presionar el botón y que empiece a registrar. En la última semana, en tanto no usaba tanto el widget, y cambié de celular, es más rápido, así que no sabría decir si fue el celular o la aplicación.
Desde la segunda semana, ingresé a la app a revisar realmente qué podía ofrecer. Y es mucho más completa, así que, mi primera recomendación con esta herramienta, es que ingreses a la página web, y sea ahí donde configures todo.
Para que te des una idea, en la aplicación Android, se te configura un Espacio de Trabajo automáticamente, y todo lo que hagas queda dentro de él. Durante mis primeras dos semanas organicé mi estructura dentro del mismo Espacio de Trabajo -no sabía de la existencia del otro-.
Dentro del espacio de trabajo, no configuré clientes, pero sí proyectos, cada proyecto dentro de Toggl eran mis "clientes", y las entradas eran los proyectos que realmente estaba haciendo. A veces se me complicaba el registro, porque efectivamente tenía varias entradas de tiempo, que debía diferenciar en qué era lo que estaba haciendo. Se sentía como un espacio de trabajo sucio.
Lo bueno es que, sin importar qué hagas, la principal función la cumple, es decir, siempre te registra el tiempo. Algo muy bueno de esto es que, durante los primeros días de iniciar con el registro de mi tiempo de trabajo sí se siente un tanto controlador, porque en ocasiones se me olvidaba que debía registrar los tiempos, pero tiene una función para editar o añadir entradas de tiempo manualmente, así que, si acaso se me olvidaba, después de llevar 10 o 15 minutos trabajando, simplemente ingresaba y arrancaba el timer, modificando la hora de inicio.
Sí toma tiempo acostumbrarse, más si nunca has estado acostumbrado a un registro así, en mi caso, como tengo la costumbre de registrar cada gasto financiero en el momento en que sucede, usando Monefy Pro, pues al cabo de una semana, más o menos, me acostumbre.
Primer semana 
Primera y segunda semana
Al terminar la segunda semana, y teniendo más experiencia y costumbre con la aplicación, decidí reorganizar todo. Y, descubrí una característica que aún no me decido si es buena o mala, los espacios de trabajos funcionan como cuentas diferentes, dentro del mismo usuario. Es decir, yo puedo tener varios Espacios de Trabajo (profesional y personal), y en el reporte se muestra cada espacio de trabajo por separado, pero, eso implica que, al ser "cuentas" separadas, si yo decidiera pagar por una cuenta starter, sólo sería para uno de mis Espacios de Trabajo. Tenlo en cuenta.
Respecto a la jerarquía de categorías, para la tercera semana, organicé como lo sugiere Toggl, es decir, teniendo clientes, y a cada cliente asignarle una serie de proyecto en donde registré cada entrada de tiempo.
Lo que sí me pareció interesante es que al ser espacios separados, simplemente reinicié la cuenta en los nuevos Espacios de Trabajo, y las dos primeras semanas quedaron relegadas en otro espacio, para que no se revolviera todo. Eso quiere decir que, si en algún momento decido replantearme la jerarquía, estructura y organización, simplemente creo otro Espacio de Trabajo y listo.
En la tercera semana también añadí a mi uso, la extensión de Google Chrome, que es un poco parecida a la aplicación de Android, la mayor utilidad está en ser un timer de acceso rápido, no más.
Para responderme la pregunta que me hice en el post anterior, sí cumple con una de sus promesas, pero no siento que me haya hecho más productivo, pero sí más consciente de cuán poco productivo puedo ser, y de pronto, al hacer un análisis más profundo de mis rutinas, podría identificar qué puedo mejorar.
Como complemento al registro que uno puede hacer con los timer, una heramienta que me parece muy buena, es el timeline feature, que registra, en el computador, el uso que le das a tu equipo, es decir, registra qué haces en el computador, y con esta información puedes ubicar, cada actividad que hiciste, como una entrada de tiempo en tus proyectos.
Puntos negativos
Conclusión
Sí la recomiendo para cualquier persona, pero recuerda, si la dejas de lado como cualquier otra aplicación, y por más recordatorios que te den, no los tomas, pues no te servirá de nada. Además, la aplicación está continuamente actualizándose, así que, posiblemente, en un tiempo este post quedará desactualizado, porque puede que el equipo de desarrollo de Toggl haya encontrado factible adicionar nuevas características, y, de pronto, poner libre algunas de las características que ahora están en las versiones de pago.
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